Nota spese, perchè il conto è sempre salato?

Nota spese Ristoranti extra lusso, taxi ad ogni ora del giorno o della notte, ma anche scontrini di libri, scarpe, biciclette e persino improbabili articoli per la casa, queste le voci che popolano le note spese, più o meno fantasiose, delle aziende di tutto il mondo.

Secondo quanto evidenziato da uno studio Kds (società di gestione dei viaggi d’affari) la nota spese è considerato un compito noioso e snervante dalla maggior parte dei dipendenti, ma pur sempre una corvèe necessaria.

Chi imbroglia di più?
Lo studio è stato condotto in 18 paesi, ma con una partecipazione più massiccia in Francia, Gran Bretagna e Stati Uniti. Emerge che i francesi che ammettono di gonfiare la propria nota spese sono più numerosi dei britannici (11 per cento contro il 10 per cento), ma meno degli americani (20 per cento). Se si considerano invece anche i dati riguardanti l’Italia (da relativizzare tuttavia perché meno consistenti, fanno sapere dalla direzione marketing di Kds) allora le cose cambiano: gli italiani che dicono di ingannare l’azienda giocando sulla nota spese sono il 33 per cento.

Quali spese?
L’arrotondamento si fa più spesso su cifre irrisorie, per lo più pochi euro: il 50 per cento dei francesi per esempio dice di non superare i 10-50 euro, ma il 17 per cento dei britannici ha dichiarato di aver già superato i 500 euro. Si imbroglia di più sui chilometri per viaggi di lavoro, ristoranti e taxi.

Ma perché l'arrotondamento si fa più spesso su cifre trascurabili? "Perché è il solo mezzo per essere rimborsato interamente" dice un americano che lavora nel marketing. Ci sono delle spese, come per esempio le connessioni ad internet, per le quali infatti non è previsto il rimborso ovunque (il 15% degli uomini di affari francesi si connette ancora a proprie spese).

La procedura
La nota spese, ogni manager che si rispetti ne è a conoscenza, deve essere sempre siglate per autorizzazione da un responsabile di livello superiore a coloro che presentano le note spese. Se il dipendente dovesse utilizzare la carta di credito aziendale per un acquisto personale o per una spesa non veritiera incorrerebbe nella “frode” e le conseguenze sarebbero ovvie. Senza inoltrarsi negli aspetti fiscali, relativi a registrazioni non corrette, si resta basiti nel rilevare che coloro che sono preposti al controllo delle note spese non svolgano la loro funzione. Conviene alle aziende evitare di dedurre spese quali il tagliaerba e similari, ovvero tutte le spese che il dipendente ha effettuato a titolo personale.

E’ di buon profilo il manager che provvede all’addebito delle spese personali rendendo l’i.v.a indetraibile all’atto della registrazione, soprattutto se pagate con carta di credito aziendale, aumentando l’importo lordo dell’iva nella nota di addebito emessa al dipendente. Risultato: fine delle falsificazioni o in correttezze nelle note spese.

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