Viaggi business sulla strada del risparmio

Business Travel Il viaggio d’affari alle aziende costa caro. Una voce di spesa che si colloca tra il secondo e il quarto posto nel bilancio di una società. Il fatto è che in un pianeta sempre più piccolo giocare in trasferta è ormai la regola per le grandi e medie imprese, con un via vai di professionisti che dormono fuori sede. Si calcola che nel nostro Paese i viaggi d'affari costituiscano il 40% dei biglietti aerei venduti, per una cifra che tocca i 188 milioni di euro.

Qualche margine di risparmio è però possibile ricorrendo ad una sapiente programmazione. Adottando una strategia di travel policy infatti si possono ottenere risparmi superiori al 20% della spesa totale per i viaggi d’affari. Questo il principale risultato che le aziende possono ottenere ottimizzando la travel policy e incrementandone il rispetto (secondo la terminologia anglosassone, la compliance) da parte dei viaggiatori. Lo dimostra l’ultima ricerca del Cwt Travel Management Institute – “Playing by the rules: optimizing travel policy and compliance” -, condotta su un campione di aziende, diversificate in termini di settore merceologico, area geografica e volumi di spese di viaggio, attraverso l’analisi di casi aziendali e interviste.

Con “travel policy aziendale” si intende il corretto equilibrio tra la ricerca di ridurre dei costi e la volontà di rispondere alle esigenze dei viaggiatori.
E’ importante che i travel manager monitorino regolarmente il cruscotto di gestione, per misurare la compliance e identificare ulteriori opportunità di risparmio. Una compliance tenuta sotto controllo aumenta i volumi gestiti e consente così di migliorare le negoziazioni con i fornitori e di rintracciare più facilmente i viaggiatori in situazioni di emergenza.

Viaggiare in economia è possibile anche per le imprese, questi gli elementi fondamentali della strategia di risparmio:

1) Prenotazioni online
In questo ambito i risparmi maggiori si possono ottenere prenotando in anticipo.
Utilizzando gli strumenti di prenotazione online per le transazioni semplici, ad esempio le aziende possono ridurre il totale dei costi di viaggio fino al 10%. Fondamentale risulta poi per travel manager e viaggiatori avere accesso a tutte le tariffe di compagnie aeree, hotel e compagnie di autonoleggio.

2) La spesa alberghiera
L’hotel prgram fa bene al portafoglio: i costi dei pernottamenti, che incidono mediamente per il 30-40% sul budget totale di viaggio, possono essere ridotti se le aziende ricorrono ad un programma strutturato.

3) Trasporti
Il biglietto aereo è la voce più consistente del budget di viaggio. In questo caso per risparmiare si può procedere ad acquisti spot o anticipati.
In molti mercati, i trasporti ferroviari offrono una valida alternativa. L'equilibrio ottimale tra viaggi aerei e via terra deve essere considerato in termini di costi, tempi di percorrenza ed emissioni di anidride carbonica (CO2) con l’obiettivo di migliorare gli acquisti di servizi di trasporto, la mobilità dei viaggiatori e la protezione dell'ambiente.

4) I costi di agenzia
Consolidare i propri programmi di viaggio a livello regionale può favorire il risparmio: le aziende possono ottenere risparmi medi del 20% e miglioramenti nel livello di servizio e di sicurezza. E’ utile in questo caso rivolgersi ad un’unica travel management company.

5) Gli eventi
Gestendo in modo integrato anche i meeting e gli eventi, le aziende possono tenere sotto controllo un’altra fonte di possibili risparmi e conseguire importanti sinergie, beneficiando degli stessi servizi al viaggiatore che la travel management company già offre loro.

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